ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
DEFINIÇÃO:
É uma ferramenta gerencial, que tanto pode ser utilizada nas empresas quanto em nossas vidas, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração de tempo é provavelmente o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a auto-descoberta, isto é , com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar.
O GERENTE DE INFORMÁTICA E O SEU TEMPO:
Um dos maiores problemas, para todos e que nunca há tempo suficiente para fazer tudo o que é necessário.
Peter Drucker, diz que o gerente que não consegue gerenciar seu próprio tempo não consegue gerenciar nada mais. Pois é de vital importância que o gerente domine o seu tempo , ao invés de ser por ele dominado.
PASSOS FUNDAMENTAIS PARA SE ALCANÇAR UM MELHOR USO DO TEMPO:
· Quantificar como ele é utilizado atualmente;
· Eliminar os pontos de estrangulamento com base nesta quantificação;
· Planejar efetivamente como aplicar o tempo economizado com a eliminação dos estrangulamentos.
O GERENTE PODE TENTAR CLASSIFICAR AS ATIVIDADES QUE DOMINAM O SEU DIA, COMO:
· Documentação – para leitura / assinatura;
· Entrevistas – envolvendo você e outra pessoa, seja subordinado, colega ou superior;
· Reuniões – envolvendo três ou mais pessoas;
· Telefonemas – recebidos e emitidos.
A seguir, verifique quais destas tarefas só poderão ser feitas por você mesmo, quais as que podem ser realizadas por você ou por outra pessoa e quais devem ser delegadas a outras pessoas, sem prejuízo de qualidade, mas que no momento estão lhe roubando preciosas horas.
ALGUNS PONTOS DE ESTRANGULAMENTO DETECTADOS:
· Reveja se realmente é necessário lidar com toda a papelada;
· Estabeleça horários predeterminados e pré-estabelecidos para as entrevistas;
· Agende e divulgue as reuniões;
· Discipline-se na utilização do telefone, ou seja “Fale somente o necessário.”.
É claro que a eliminação de todos os pontos de estrangulamento é, em certos casos, praticamente impossível, mas se você conseguir 50% do tempo bem administrado já alcançou um bom índice.
O que fazer com o tempo ganho?
Primeiro crie uma hora diária (tempo arbitrário) só sua na qual você se isola sem telefonemas, reuniões, entrevistas, etc. E então :
· Leia aqueles artigos importantes que estão se acumulando em sua mesa;
· Pare e repense o seu departamento de entrada de dados, a utilização de pacotes, as novas admissões;
· Redescubra-se como gerente e como pessoa;
· Procure concentrar-se em tarefas multiplicadoras;
· Pense na qualidade dos serviços prestados e como melhorá-las;
· Reveja os planos de desenvolvimento dos técnicos e administrativos da área frente à novas tecnologias;
· Estabeleça ou melhore o seu relacionamento com os demais gerentes da corporação.
Até agora vimos todas as características para que um gerente de informática administre melhor o seu tempo, então vamos dar mais sugestões para todo tipo de gerente de qualquer área e para todas as pessoas que não conseguem administrar o seu tempo.
BENEFÍCIOS OBTIDOS COM UMA MELHOR ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO:
· Desenvolve uma perspectiva real do que a vida oferece e como pode ser vivida;
· Permite aproveitar mais a vida;
· Possibilita maior domínio e controle do trabalho;
· Evita pressão interna e pressões externas;
· Segurança e objetividade do trabalho;
· Aumenta a produtividade;
· Mantém o equilíbrio entre a vida pessoal, familiar e profissional;
· Combate celulite e flacidez, melhora o condicionamento físico.
A pessoa que não administra o seu tempo é porque passa a maior parte do dia pensando no que fazer em 1º lugar, outra parte recomeçando o trabalho interrompido e finalmente a outra reclamando que não teve tempo para nada.
Fatores a serem observados que contribuem para modificar-mos algumas atitudes através de nossa própria conscientização, nos levando a pensar nos seguintes fatos:
· Estamos dando o tempo certo às coisas realmente importantes ?
· Estamos mantendo o equilíbrio adequado entre nossas atividades de rotina e as de inovação a longo prazo ?
· Nossas atividades de combate ao fogo (atividades de emergência) estão reduzidas ?
· As interrupções desnecessárias estão sendo permitidas ?
· Estamos realizando tarefas desnecessárias ?
· Estamos pulando de tarefa em tarefa sem conclui-las ?
Pronto temos um perfil de nosso comportamento diante do tempo, o que e como devemos mudar está em cada um de nós.
DESPERDIÇADORES DO TEMPO:
· Não definição / Classificação das metas;
· Não fazer plano diário;
· Prioridades não claras/ falta prioritização ;
· Alteração constantes de ordens e de prioridades;
· Não antecipar prováveis acontecimentos futuros e não se preparar para eles;
· Não se prevenir contra problemas rotineiros;
· Empreendendo mais do que pode menos estimativa de tempo não realista;
· Sobrecarga de trabalho;
· Atrasos;
· Barulho;
· Desorganização pessoal;
· Arquivos desorganizados;
· Responsabilidade e autoridades confusas;
· Não se ajustar a mudanças;
· Treinamento deficiente;
· Excesso de controle e Reuniões improdutivas;
· Fazer eu próprio / não delegar;
· Não saber dizer não ;
· Excesso de material para ler;
· Excesso de comunicação;
· Falta de comunicação;
· Inexistência de padrões / critérios;
· Falta de diretrizes;
· Não adaptação / resistências à mudanças.
CONCLUSÃO:
O Tempo é um recurso precioso, que não pode ser recuperado, ou expandido, portanto saiba usá-lo pois ele proporciona oportunidades iguais para todos.
REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA:
Henrique da silveira Neto, Fernando – O profissional da informática – Xerox livro fornecida pelo professor.
